Il monitoraggio remoto dei candidati è fondamentale per garantire l'integrità, la sicurezza e l'equità delle valutazioni online. Nell'attuale contesto mondiale, molte istituzioni non hanno altra scelta che trasferire i propri test online per continuare a fornire in modo sicuro servizi educativi ai propri studenti. Ora stanno adottando soluzioni che includono strumenti di sicurezza rivolti agli studenti, come la sorveglianza video remota, come soluzione per monitorare l'attività dei candidati al di fuori dell'aula o del centro d'esame.
Tuttavia, la sorveglianza a distanza comporta nuove sfide, soprattutto per quanto riguarda i dati dei candidati e le considerazioni sulla privacy. In questo post, offriamo 4 consigli tratti dall' Guida alla privacy ATP Guida alla privacy per l'implementazione della sorveglianza a distanza nei vostri programmi di valutazione, che vi aiuteranno a mitigare molte delle comuni preoccupazioni relative alla privacy e alla sicurezza associate a questa soluzione.
Implementare gli standard di riservatezza dei dati
I principi della privacy by design e della privacy by default aiutano le organizzazioni che desiderano implementare soluzioni di sorveglianza a distanza a garantire una migliore protezione dei dati degli studenti.
La privacy by design per un sistema incorpora misure di privacy sin dall'inizio, piuttosto che aggiungere protezioni alla soluzione a posteriori. Seguire questo approccio richiede che le organizzazioni prendano in considerazione le caratteristiche della soluzione prima di raccogliere ed elaborare i dati dei candidati, rendendo più facile mitigare le sfide relative alla privacy nella conservazione dei dati.
La privacy predefinita, o minimizzazione delle informazioni personali, comprende "la raccolta, il trattamento e la condivisione dei dati personali minimi necessari, la conservazione di tali dati per il tempo minimo indispensabile e, ove possibile, la possibilità per gli individui di scegliere come trattare i propri dati personali nella fornitura di un servizio o di un prodotto".
Oltre alle misure tecniche e politiche, le soluzioni di videosorveglianza che rispettano questi standard di privacy consentono alle organizzazioni di ridurre il rischio di compromettere informazioni critiche e, in ultima analisi, di garantire l'integrità e la sicurezza dei dati dei test.
Stabilire una Policy cOERente in materia di video
Garantire che le valutazioni siano eque e imparziali è una sfida continua che i programmi di valutazione online devono affrontare. Stabilire una Policy sui video e applicarla in modo cOERente in tutti i programmi di test, a tutti i livelli dell'organizzazione, aiuta a creare un'esperienza equa e semplificata per i candidati. Ciò richiede anche che le organizzazioni si orientino tra le formalità della sorveglianza video e prendano decisioni basate su analisi aziendali piuttosto che su un approccio ad hoc.
Le politiche, siano esse generali, relative alla sicurezza o alla conservazione dei dati, consentono inoltre alle organizzazioni di definire una risposta uniforme a qualsiasi richiesta o obiezione sollevata in merito alla sorveglianza video. Ciò può significare qualsiasi cosa, dalla risposta a richieste o obiezioni durante la registrazione, alla conservazione dei dati e oltre. ATP sottolinea che le organizzazioni dovrebbero rivedere e aggiornare le proprie politiche secondo necessità, in genere con cadenza annuale. Tuttavia, la tempistica per la revisione e l'aggiornamento delle politiche può variare in base alle analisi e alle esigenze specifiche della propria organizzazione.
Stabilire una Policy di conservazione dei dati
In linea con la definizione di una Policy video cOERente, è necessario definire il proprio approccio alla conservazione dei dati. Anche in questo caso, la cOERenza è fondamentale. Se all'interno dell'organizzazione esistono discrepanze in termini di durata della conservazione dei dati degli studenti, è necessario disporre di una motivazione giustificata basata su un'analisi aziendale, che dovrebbe riflettersi nella Policy di conservazione dei dati.
È opportuno valutare e documentare quali tipi di dati si intende conservare e lo scopo di tale conservazione. Note ATP:
"In genere, in base a tutte le leggi sulla privacy, i dati personali possono essere conservati solo per il periodo di tempo necessario al raggiungimento dello scopo per cui sono stati raccolti (ad esempio, GDPR). Tuttavia, la Guida EDPB 3/2019 indica che il video non deve essere conservato per più di 72 ore, a meno che non vi sia una forte giustificazione per la legittimità e la necessità di un periodo più lungo". – Guida alla privacy ATP
Ci sono molte buone ragioni per cui un'organizzazione potrebbe conservare i dati video per più di 72 ore. Un'organizzazione può anche stabilire che sono necessari periodi di conservazione diversi a seconda delle situazioni. In questo caso, può condurre e documentare una valutazione dell'interesse legittimo (LIA) come prova per definire e giustificare la durata della conservazione dei dati, valutandola rispetto ai diritti alla privacy dei candidati. Una volta definiti i periodi di conservazione dei dati, un'organizzazione dovrebbe mettere in atto un processo per cancellare i dati dal sistema.
Condividi la tua Policy in materia di videosorveglianza e dati con i candidati
Le organizzazioni che adottano una Policy trasparente in materia di video e dati e condividono attivamente tali informazioni con i candidati possono aiutarli a mitigare eventuali contestazioni legali o obiezioni impreviste che potrebbero sollevare. Ad esempio, è fondamentale informare i candidati che vengono registrati. In genere, nei test a distanza, questo viene chiarito all'inizio del test, quando i candidati vengono guidati nella configurazione del video. Tuttavia, l'ATP consiglia di includere anche una nota o una finestra di dialogo con dettagli chiari su ciò che viene registrato e su come verrà utilizzata la registrazione. Questo aiuta a creare una traccia cartacea nel caso in cui un candidato affermi di non sapere di essere stato registrato. Inoltre, fornisce un senso di trasparenza ai candidati.
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La sicurezza, la protezione dei dati personali e la privacy sono temi sempre più importanti per tutte le organizzazioni che raccolgono tali informazioni. Seguire le linee guida stabilite da ATP nell'ambito della formazione e della valutazione può aiutarti a mantenere un processo rigoroso che elimina questi fattori di rischio e molto altro ancora. Per ulteriori informazioni, consulta la documentazione relativa alle linee guida sulla privacy di ATP, disponibile al link sottostante.
Fonte: Kleeman, J., Armstrong, J., McPartland, D., Mulford, A., & Thiemann,, A., Esq. (2020). LINEE GUIDA SULLA Privacy NELL'UTILIZZO DEI Video NEL SETTORE DEI TEST [PDF]. Washington, DC: Association of Test Publishers.
