Det er avgjørende å overvåke testdeltakerne eksternt for å sikre integriteten, sikkerheten og rettferdigheten til dine nettbaserte vurderinger. I dagens verdensklima har mange institusjoner ikke noe annet valg enn å flytte testene sine på nett for å fortsette å tilby utdanningstjenester til studentene sine på en trygg måte. Nå vender de seg til løsninger som inkluderer studentvendte sikkerhetsverktøy, som ekstern videoovervåking, som en løsning for å spore testdeltakernes aktivitet utenfor klasserommet eller testsenteret.
Fjernkontroll med tilsyn kommer imidlertid med nye utfordringer, spesielt når det gjelder testdeltakerdata og personvernhensyn. I dette innlegget tilbyr vi fire tips fra ATPs personvernveiledning for implementering av fjernkontroll med tilsyn i vurderingsprogrammene dine, som vil hjelpe deg med å redusere mange av de vanlige personvern- og sikkerhetsbekymringene knyttet til løsningen.
Implementer standarder for personvern
Prinsippene om innbygd personvern og personvern som standard hjelper organisasjoner med å implementere løsninger for fjernkontroll bedre å sikre studentdatabeskyttelse.
Personvern gjennom design for et system inkluderer personverntiltak fra grunnen av, snarere enn å ettermontere beskyttelse i løsningen i etterkant. Å følge denne tilnærmingen krever at organisasjoner vurderer funksjonene i løsningen før de samler inn og behandler testdeltakerdata, noe som gjør det enklere å redusere personvernutfordringer i datalagring.
Personvern som standard, eller minimering av personlig informasjon, inkluderer «innsamling, behandling og deling av minimumskravene til personopplysninger, oppbevaring av disse dataene i minimal tid, og der det er mulig, å la enkeltpersoner ta valg om behandlingen av sine personopplysninger i forbindelse med levering av en tjeneste eller et produkt».
Sammen med tekniske og politiske tiltak, gjør videoovervåkingsløsninger som følger disse personvernstandardene det mulig for organisasjoner å redusere risikoen for å kompromittere kritisk informasjon og til slutt støtte integriteten og sikkerheten til testdataene.
Etabler en konsekvent videopolicy
Å sørge for at vurderingene er rettferdige og objektive er en kontinuerlig utfordring nettbaserte vurderingsprogrammer må møte. Å etablere en videopolicy og anvende den konsekvent på tvers av testprogrammene dine, på alle nivåer i organisasjonen, hjelper deg med å skape en rettferdig og strømlinjeformet opplevelse for testdeltakerne. Dette krever også at organisasjoner navigerer gjennom formalitetene ved videokontroll og tar beslutninger basert på forretningsanalyse snarere enn en ad hoc-tilnærming.
Retningslinjer, enten de er generelle, relatert til sikkerhet eller datalagring, gjør det også mulig for organisasjoner å definere en ensartet respons på eventuelle forespørsler eller innvendinger som fremmes mot videoovervågning. Dette kan bety alt fra å svare på forespørsler eller innvendinger under opptak, datalagring og utover. ATP bemerker at organisasjoner bør gjennomgå og oppdatere sine retningslinjer etter behov, vanligvis årlig. Tidslinjen for gjennomgang og oppdatering av retningslinjene kan imidlertid være unik basert på organisasjonens spesifikke analyser og behov.
Etabler en policy for datalagring
Å etablere en konsekvent videopolicy er hvordan du definerer din tilnærming til datalagring. Igjen her er konsistens nøkkelen. Hvis det er avvik på tvers av organisasjonen din når det gjelder hvor lenge du oppbevarer studentdata, bør du ha en berettiget grunn basert på forretningsanalyse, som bør gjenspeiles i din datalagringspolicy.
Du bør vurdere og dokumentere hvilke typer data du skal lagre, og formålet med å gjøre det. ATP merker:
«Vanligvis, i henhold til alle personvernlover, kan personopplysninger generelt bare lagres i den perioden som er nødvendig for å oppnå formålet som dataene ble samlet inn for (f.eks. GDPR). EDPB-veiledning 3/2019 indikerer imidlertid at videoen ikke skal lagres i mer enn 72 timer, med mindre det er en sterk begrunnelse for legitimiteten og nødvendigheten av en lengre periode.» – ATP Privacy Guide
Det finnes mange gode grunner til at en organisasjon ville oppbevare videodata i mer enn 72 timer. En organisasjon kan også bestemme at det er behov for ulike oppbevaringsperioder for ulike situasjoner. I dette tilfellet kan de gjennomføre og dokumentere en vurdering av legitim interesse (LIA) som bevis for å definere og rettferdiggjøre varigheten dataene skal oppbevares, veid opp mot testdeltakerens personvernrettigheter. Etter at perioden(e) for dataoppbevaring er definert, bør en organisasjon sette i verk en prosess for å slette dataene fra systemet.
Del retningslinjene dine for videoovervåking og data med testdeltakerne dine
Organisasjoner som er transparente med sine retningslinjer for video og data, og som aktivt deler denne informasjonen med testkandidatene sine, kan hjelpe dem med å redusere eventuelle uforutsette juridiske utfordringer eller innvendinger som testkandidatene måtte reise. For eksempel er det viktig at du gir testkandidatene beskjed om at de blir tatt opp. Vanligvis er dette tydelig ved testens begynnelse ved fjerntesting, ettersom testkandidatene blir vist gjennom videooppsettet. ATP anbefaler imidlertid også å inkludere et notat eller en dialogboks med tydelige detaljer om hva som blir tatt opp og hvordan opptaket vil bli brukt. Dette bidrar til å lage et papirspor i tilfelle en testkandidat hevder at de ikke visste at de ble tatt opp. Det gir også en følelse av åpenhet for testkandidatene.
—
Video om sikkerhet, beskyttelse av personopplysninger og personvern er stadig utbredt i alle organisasjoner som samler inn slik informasjon. Ved læring og vurdering kan det å følge retningslinjene fastsatt av ATP hjelpe deg med å opprettholde en stram prosess som eliminerer disse risikofaktorene og mer. For mer informasjon, ta en titt på ATPs veiledningsdokumentasjon for personvern, som er hentet nedenfor.
Kilde: Kleeman, J., Armstrong, J., McPartland, D., Mulford, A., og Thiemann, A., Esq. (2020). PERSONVERNRETNINGSLINJER VED BRUK AV VIDEO I TESTINDUSTRIEN [PDF]. Washington, DC: Association of Test Publishers.
