4 conseils pour la surveillance vidéo et la conservation des données des étudiants

contrôle vidéo à distance

La surveillance à distance des participants aux tests est essentielle pour garantir l'intégrité, la sécurité et l'équité de vos évaluations en ligne. Dans le climat mondial actuel, de nombreuses institutions n'ont d'autre choix que de transférer leurs tests en ligne afin de continuer à fournir des services éducatifs à leurs apprenants en toute sécurité. Ils se tournent maintenant vers des solutions qui incluent des outils de sécurité pour les étudiants, comme la surveillance vidéo à distance, afin de suivre l'activité des candidats en dehors de la salle de classe ou du centre de test.

Cependant, la surveillance à distance s'accompagne de nouveaux défis, notamment en ce qui concerne les données des candidats et la protection de la vie privée. Dans ce billet, nous vous proposons 4 conseils de l'équipe de l ATP Privacy Guide pour la mise en œuvre de la surveillance à distance dans vos programmes d'évaluation, qui vous aideront à atténuer la plupart des problèmes courants de confidentialité et de sécurité associés à cette solution.

Mettre en œuvre des normes de confidentialité des données

Les principes de "privacy by design" et de "privacy by default" aident les organisations qui cherchent à mettre en œuvre des solutions de surveillance à distance à mieux assurer la protection des données des étudiants. 

La protection de la vie privée dès la conception d'un système intègre des mesures de protection de la vie privée dès le départ, plutôt que d'intégrer des protections à la solution après coup. En suivant cette approche, les organisations doivent prendre en compte les caractéristiques de la solution avant de collecter et de traiter les données des participants aux tests, ce qui permet d'atténuer plus facilement les problèmes de confidentialité liés à la conservation des données. 

Le respect de la vie privée par défaut, ou la minimisation des informations personnelles, comprend "la collecte, le traitement et le partage du minimum de données personnelles nécessaires, la conservation de ces données pendant une durée minimale et, lorsque cela est possible, la possibilité pour les individus de faire des choix quant au traitement de leurs données personnelles dans le cadre de la fourniture d'un service ou d'un produit".

Outre les mesures techniques et politiques, les solutions de surveillance vidéo qui respectent ces normes de confidentialité permettent aux organisations de réduire le risque de compromettre des informations essentielles et, en fin de compte, de garantir l'intégrité et la sécurité des données d'examen. 

Établir une politique vidéo cohérente

Garantir l'équité et l'impartialité des évaluations est un défi permanent que les programmes d'évaluation en ligne doivent relever. L'établissement d'une politique vidéo et son application cohérente dans tous vos programmes d'évaluation, à tous les niveaux de votre organisation, vous aident à créer une expérience équitable et simplifiée pour vos candidats. Pour ce faire, les organisations doivent également se familiariser avec les formalités de la surveillance vidéo et prendre des décisions fondées sur une analyse commerciale plutôt que sur une approche ad hoc. 

Les politiques, qu'elles soient générales, liées à la sécurité ou à la conservation des données, permettent également aux organisations de définir une réponse uniforme à toute demande ou objection concernant la surveillance vidéo. Cela peut aller de la réponse aux demandes ou aux objections lors de l'enregistrement à la conservation des données et au-delà. L'ATP note que les organisations devraient revoir et mettre à jour leurs politiques selon les besoins, généralement sur un cycle annuel. Toutefois, le calendrier de révision et de mise à jour de vos politiques peut être unique en fonction des analyses et des besoins spécifiques de votre organisation. 

Établir une politique de conservation des données

La définition de votre approche de la conservation des données va de pair avec la mise en place d'une politique vidéo cohérente. Là encore, la cohérence est essentielle. S'il existe des divergences au sein de votre organisation en termes de durée de conservation des données des étudiants, vous devez avoir une raison justifiée basée sur une analyse commerciale, qui doit être reflétée dans votre politique de conservation des données. 

Vous voudrez examiner et documenter les types de données que vous conserverez, ainsi que la raison pour laquelle vous le faites. Notes de l'ATP : 

"Généralement, en vertu de chaque loi sur la protection de la vie privée, les données personnelles ne peuvent être conservées que pendant la période nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel les données ont été collectées (par exemple, GDPR). Cependant, l'EDPB Guidance 3/2019 indique que la vidéo ne devrait pas être conservée plus de 72 heures, à moins qu'il n'y ait une forte justification de la légitimité et de la nécessité d'une période plus longue." - Guide de confidentialité de l'ATP

Il existe de nombreuses bonnes raisons pour qu'une organisation conserve des données vidéo pendant plus de 72 heures. Une organisation peut également déterminer que différentes périodes de conservation sont nécessaires pour différentes situations. Dans ce cas, elle peut mener et documenter une évaluation de l'intérêt légitime (EIL) afin de définir et de justifier la durée de conservation des données par rapport au droit à la vie privée des candidats. Après avoir défini la ou les périodes de conservation des données, une organisation doit mettre en place un processus pour effacer les données du système. 

Partagez votre politique en matière de surveillance vidéo et de données avec vos candidats à l'examen.  

Les organisations qui font preuve de transparence quant à leur politique en matière de vidéo et de données et qui partagent activement ces informations avec les participants aux tests peuvent les aider à atténuer tout défi juridique imprévu ou toute objection que ces derniers pourraient soulever. Par exemple, il est essentiel que vous fassiez savoir à vos participants aux tests qu'ils sont enregistrés. En général, dans le cadre d'un test à distance, cette information est claire dès le début du test, lorsque les participants sont guidés dans la configuration vidéo. Toutefois, l'ATP conseille d'inclure également une note ou une boîte de dialogue contenant des détails clairs sur ce qui est enregistré et sur la manière dont l'enregistrement sera utilisé. Cela permet de créer une trace écrite dans le cas où une personne testée prétendrait ne pas avoir su qu'elle était enregistrée. Cela donne également un sentiment de transparence aux personnes testées.  

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La sécurité, la protection des données personnelles et la vidéo sur la vie privée sont constamment présentes dans toutes les organisations qui collectent de telles informations. Dans le cadre de l'apprentissage et de l'évaluation, suivre les directives établies par l'ATP peut vous aider à maintenir un processus rigoureux qui élimine ces facteurs de risque et plus encore. Pour plus d'informations, consultez la documentation de l'ATP sur la protection de la vie privée, dont vous trouverez la source ci-dessous. 

Source : Kleeman, J., Armstrong, J., McPartland, D., Mulford, A., & Thiemann, A., Esq. (2020). GUIDE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE LORS DE L'UTILISATION DE LA VIDÉO DANS L'INDUSTRIE DES TESTS [PDF]. Washington, DC : Association of Test Publishers.

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